Когда человек собирается уехать за границу по делам, например, работать или учиться, потребуется легализация документов. В зависимости от выбранной страны, процедуру можно провести быстро или потратить несколько недель на оформление необходимых бумаг.
Что такое легализация документов и для чего она нужна
Легализация – это подтверждение того, что документ, полученный в одной стране, является действительным в другой и может использоваться по назначению. Например, гражданин РФ, имеющий диплом врача, едет устраиваться на работу в США. Чтобы документ об образовании имел юридическую силу в Америке, необходимо его легализовать.
Согласно закону СССР № 2261-1 от 24.06.1991 г. консульская легализация документов возможна не всегда. В РФ легализации подлежат бланки государственного образца.
У граждан могут возникнуть проблемы с легализацией документов советских времен. В некоторых государствах их не принимают, аргументируя это тем, что СССР распался. Тогда человеку необходимо обратиться в соответствующий орган и получить бумагу современного образца.
Способы легализации документов
Существует два варианта подтверждения подлинности документов:
-
Консульская легализация.
-
Апостиль.
При поездках в некоторые страны легализация документов вовсе не пригодится.
Консульская легализация
Так справки и дипломы заверяются в тех странах, которые не участвовали в подписании Гаагской Конвенции в 1961 году. К таким странам относятся:
-
ОАЭ;
-
Китай (исключениями являются Макао, Гонконг);
-
Таиланд;
-
Индонезия и др.
При консульской легализации документов в Москве, бумагу придется заверять не только в МИДе РФ и Минюсте, но и в консульстве государства, которая требует подтверждения подлинности. Если нужно заверить коммерческую справку, то рекомендуется обращаться в ТПП (Торгово-промышленную палату) России.
В соответствии с приказом МИД РФ № 9470 от 18.06.2012 г подтверждением подлинности российских документов занимается Министерство иностранных дел.
Процесс оформления состоит из нескольких этапов:
-
Осуществить перевод свидетельства. Эту работу должен делать дипломированный специалист, которого можно найти в специализированном бюро.
-
Посетить нотариуса. Специалист заверит печатью роспись переводчика.
-
Подать бумаги в Минюст для легализации документов. В ведомстве ставят свою печать.
-
Подать документы в МИД России. Этот орган проверяет подлинность уже проставленных печатей и ставит свой штамп.
-
Передать бумаги в посольство другого государства. Там специалисты проверяют на действительность печать и подпись, выданные в Министерстве юстиции, затем ставят свой штамп.
На сбор всех подписей и печатей может уйти до одного месяца, это нужно учитывать, планируя поездку. В каждой инстанции перевод может пролежать от нескольких рабочих дней до недели.
Легализация документов консульством в некоторых случаях невозможна:
-
Закон запрещает вывозить бумаги за границу.
-
На переводе отсутствует печать или подпись.
-
Диплом имеет ошибки или исправления.
-
Несколько страниц перевода не скреплены/отсутствует нумерация.
-
Страна, куда гражданин хочет поехать, не требует легализации документов РФ.
-
Государство - участник Гаагской конвенции.
Консульское подтверждение подлинности переводов является государственной услугой, которая оплачивается. На территории РФ взимается пошлина в размере 350 рублей за каждый документ на основаниистатьи 333.33 Налогового кодекса (подпункт 51 пункт 1). Помимо этого, в посольстве придется дополнительно заплатить консульский сбор, ставка которого для каждой страны определяется индивидуально.
Легализация апостилем
Такой способ заверения важных бумаг могут использовать только страны, подписавшие Гаагскую конвенцию легализации документов от 5 октября 1961 года. К таким государствам относятся:
-
Италия;
-
США;
-
Испания;
-
Великобритания;
-
Франция;
-
Германия и другие.
Апостиль - стандартизированный штамп квадратной формы, минимальная сторона которого должна быть от 9 сантиметров.
Использование апостиля значительно упрощает процедуру легализации документов, так как не придется ходить по инстанциям, собирая штампы и подписи.
Апостиль можно поставить на оригинальный бланк или оформить в виде приложения к оригинальному диплому или свидетельству.
Если штамп оформляется в виде приложения, то он должен быть прикреплен к основному документу.
В Российской Федерации проставлять апостиль имеют право всего несколько организаций:
-
Органы юстиции. Могут заверять свидетельства, оформленные у нотариуса.
-
Органы ЗАГС. Проставляют апостиль на свидетельства о браке, рождении, смерти.
-
Департамент МИД подтверждает подлинность документов об образовании.
-
Архивные органы проставляют апостиль на справках, которые были получены в центральных государственных архивах.
Для оформления апостиля необходимо выполнить несколько действий:
-
Согласно статье 333.33 НК РФ необходимо оплатить государственную пошлину в размере 2500 рублей.
-
С пакетом бумаг (чеком об оплате, паспортом, бумагой для апостилирования) прийти в нужную инстанцию.
-
Забрать документ в установленный срок.
В России апостиль обычно проставляется в течение 5 рабочих дней, однако бывают ситуации, когда время ожидания может достигать 1 месяца.
Без легализации
При посещении некоторых стран легализация официальных документов не требуется. Если страны подписывают соглашения об отмене данной процедуры, то все справки и дипломы одной страны будут иметь юридическую силу в другой стране без подтверждения. В некоторых случаях может потребоваться нотариально заверенный перевод бланка на национальный язык.
Для российских граждан не нужно подтверждение в странах-участницах Минской конвенции:
-
Азербайджане;
-
Молдавии;
-
Узбекистане;
-
Украине;
-
Беларуси;
-
Казахстане.
Граждане Туркменистана и бывших республик СССР также могут работать в России без легализации документов.
Для поездки в Албанию и Болгарию от граждан РФ потребуют перевод бланков, обязательно заверенный штампом нотариуса.
Какой способ легализации документов выбрать
При выборе способа легализации документов необходимо учитывать нюансы. Есть несколько способов проверки:
-
Проверить список государств, подписавших Гаагскую конвенцию, сделать это можно на сайте Гаагской конференции по международному частному праву https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41 . Если страны в списке нет, придется делать консульское подтверждение.
-
Узнать в МИДе о легализации документов – каким образом осуществляется процесс.
-
Проконсультироваться в консульстве.
Какие документы подлежат заверению
Подтверждение может потребоваться как физическим, так и юридическим лицам. Чаще всего легализуют документы гражданского состояния, образования, финансы:
-
Выписки из ЕГРН, право на собственность.
-
Диплом об образовании, повышении квалификации.
-
Банковские выписки.
-
Свидетельства, выдаваемые ЗАГСом.
-
Медицинские заключения.
-
Справки об отсутствии судимости.
-
Доверенность.
Юридические лица подтверждают достоверность следующих документов:
-
Лицензию.
-
Контракты.
-
Устав.
-
Сертификаты.
-
Выписки из ЕГРЮЛ, ОГРН, ИНН.
Легализировать не удастся бумаги, которые нарушают законодательство России, а также:
-
Паспорт.
-
Военный билет.
-
Водительское удостоверение.
-
Таможенные декларации.
-
Трудовые книжки.
Требования к документам
К заверяемым бланкам предъявляются определенные требования:
-
Справка или диплом не должны быть ветхими, поврежденными.
-
Штампы на бланках должны быть четкими.
-
На справках должен быть проставлен период действия.
Если документ не соответствует какому-нибудь из этих требований, в этом случае рекомендуется заменить его на новый.
У процедуры нет срока действия. Повторно заверять свидетельства не нужно.
Порядок легализации документов для ОАЭ
При оформлении документов на работу в ОАЭ придется проводить консульскую легализацию, так как государство не участник Гаагской конвенции.
Если ранее на свидетельство был поставлен апостиль, это не освобождает от легализации.
Чтобы легализовать диплом для Арабских Эмиратов, нужно пройти несколько этапов:
-
Сделать копию искомой бумаги и заверить ее у нотариуса. Если легализуется согласие или доверенность, копия не нужна.
-
Перевести текст на арабский язык. Нужно найти опытного переводчика, можете обратиться к нам, мы осуществим перевод документов для легализации.
-
Заверить результат у нотариуса.
-
Отдать документы в Минюст. В данной структуре проверяют качество перевода, подлинность штампа и росписи нотариуса. В итоге к диплому подшивают заверенный лист.
-
Подтверждение в МИД. Министерство иностранных дел проверяет документ на соответствие нормам законодательства, проставляют свои штампы на обороте.
-
Обратиться в посольство ОАЭ. Там бумагу снова проверяют, ставят свои отметки.
-
Заверить в MOFA UAE. Подтверждать документ в МИДе ОАЭ должен гражданин, который планирует выезд.